仕事メモのまとめ方は1枚メモがオススメ！

記事の監修

株式会社瞬読 代表取締役山中恵美子

大学卒業後、関西テレビ放送株式会社に勤務。2009年学習塾を開講し３万人の生徒が卒業。
学習効果を上げる方法として速読を取り入れる。これが後の「瞬読」となり生徒が次々と難関校に合格。
2018年瞬読のみの講座が開講し、現在受講生は2,600名を超える。
著書『瞬読』は10万部超えのベストセラーに。その他、TV・ラジオなどメディアにも多数登場し、全国に瞬読を広めている。

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仕事中、メモを取る人も多いでしょう。しかし、せっかく取ったメモが見返されず埋もれてしまったり、肝心なときに必要な情報が見つからなかったりと、メモを活用できていない人も少なくないのではないでしょうか。

本記事では、仕事メモのまとめ方としてとくにオススメの「1枚メモ」の活用法を中心に、メモのまとめ方をわかりやすく解説していきます。

なぜ1枚メモが仕事に役立つのか

冒頭でもお伝えしたように、仕事でメモをするなら、断然1枚メモがオススメです。まずは、なぜ1枚メモが仕事に役立つのか、その理由を3つお伝えします。

◆究極の1枚メモ「神メモ」の書き方については、コチラの記事でお読みいただけます

必要事項をすべて可視化できる

1枚メモの最大の魅力は、なんといっても、必要な情報をひと目で見渡せるところにあります。頭のなかには、仕事のことだけでなく、家庭のこと、友人関係、趣味、悩みごとなど、じつにさまざまな情報が混在しているものです。

膨大な情報のなかから、毎回仕事に関する情報を頭のなかだけで考えていれば、抜け落ちが発生するのは当然でしょう。さらに、複数のメモ帳やデジタルツールまで使用していたら、ひとつの情報がどこに書かれているのかを探すだけでも大変です。

もし、仕事の情報について検討したいのであれば、まず1枚にすべての情報を書き出してください。そのうえで、そこから仕事の情報だけをピックアップすれば、情報の抜け落ちはほぼ100%回避できます。

いつでも見返しができる

「いつでも見返しできる」のが、1枚メモのもうひとつの大きな魅力です。仕事では、過去のメモを急に確認したくなる場面が多々あります。

たとえば、会議中に「前回の会議ではなにを話したっけ？」と上司から聞かれたとき、1枚にまとめておいたメモがあれば即座に確認が可能です。

また、1枚メモがあると、タスクとタスクの合間にぽっかりと空いたつなぎの時間をうまく活用できます。当たり前ですが、つなぎの時間は、5分や10分と非常に短いです。その短い時間を活用するには、準備にかかる時間を最大限カットするのがポイントになります。

メモ帳を引っ張り出して、ペラペラとページをめくり、タスクをリサーチしていたら、つなぎ時間はすぐに終わってしまうでしょう。

その点、1枚メモならサッと取り出して、短時間でできるタスクを素早く探し出せます。わずか数秒でタスクを確認できるので、つなぎ時間をタスクの処理に目一杯使えるわけです。

これまでムダにしていたつなぎ時間を仕事に当てられれば、仕事の効率は大幅に向上します。このように、やることをすぐに確認できるというのは、私たちが考えている以上に、大きなメリットなんですよ。

新しいアイデアが生まれやすい

1枚メモでメモを取ると、新しいアイデアが自然と浮かびやすくなります。情報を一元化したことで、全体像をひと目で把握できるため、これまで気づかなかったつながりや関連性が見えてくるからです。

私が提唱する1枚メモ「神メモ」では、以下のような4つの要素を1枚の紙に書き出します。

単なるタスクの羅列ではなく、将来的な展望や人生全般を向上させる内容が記載されていると、情報の相乗効果によりアイデアが広がっていきやすいのです。

また、情報を書き出せば、頭のなかで情報を覚えておく必要がありません。今まで記憶の保持に使っていた脳のリソースを、アイデアの創造に使えます。

新しいアイデアを引き出すために、イラストやカラーリングをメモに取り入れてみるのもオススメです。わかりやすいイラストや色分けされた情報は、私たちのインスピレーションを刺激してくれます。

単なる記録ツールではなく、アイデアを生むための「思考のキャンバス」として、ぜひ1枚メモを仕事に活用していきましょう。

これだけは押さえておきたい仕事メモまとめ方の基本

仕事でメモを活用するなら、押さえておくべきポイントがいくつかあります。今回は、必ず知っておきたいポイントを4つピックアップして、解説していきます。

◆効果的な仕事のメモの取り方 については、コチラの記事でお読みいただけます

優先順位の明確化を意識

仕事の効率を上げるには、メモに記載されたタスクの優先順位の明確化が欠かせません。複数の仕事を同時に進める忙しいビジネスパーソンは、上司や取引先から期限の指示があった仕事を優先しがちです。そうなると、「緊急度は低いが重要なタスク」は、どうしても後回しになります。

しかし、営業戦略の見直し・顧客対応のブラッシュアップ・資格やスキルの取得といった、今後のビジネスを大きく左右する要素の方が、大局的に見てより重要なはずです。もちろん、トラブル対応や納期の迫った案件があれば、そちらが優先されて当然でしょう。

「重要度と緊急度のどちらも高いタスク」と「重要度と緊急度のどちらも低いタスク」は、わかりやすいので、通常ほとんど問題になりません。ところが、「緊急度は低いが重要なタスク」と「重要度は低いが緊急性の高いタスク」の優先順位を間違ってしまう人が非常に多いです。

最悪なのは、上司に依頼されたからといって、「重要度は低いが緊急性の高いタスク」にばかり時間を取られてしまうことです。今自分がなにから手をつけるべきか、メモを見ながら、ぜひじっくりと考えてみてください。

箇条書きやキーワードで簡潔に記録

仕事のメモは、簡潔さが命です。箇条書きやキーワードを活用することで、情報を短くまとめつつ、見返したときにも一目で内容を把握できるようになります。

たとえば、会議の内容をメモする場合、発言をそのまま書き起こすのは、あまりにも非効率です。メモに気を取られてしまい、聞き逃してしまう可能性も出てきます。その点、要点だけを簡潔にメモすれば、話を聞く余裕も生まれてくるでしょう。

また、情報量にもよりますが、キーワードを箇条書きにするのもオススメです。必要な情報がコンパクトにまとまっているので、情報の比較検討がより楽にできます。

見返しもやりやすいし、ぜひキーワードと箇条書きを意識してメモをしてみてください。メモの効率が一気に向上するはずです。

5W1Hを意識してメモを取る

仕事のメモをわかりやすく、かつ役立つものにするためには、「5W1H」を意識したメモ取りが重要になってきます。

5W1Hとは、「Who（誰が）」「What（なにを）」「When（いつ）」「Where（どこで）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」という6つの要素からなるフレームワークです。

たとえば、「社内のペーパーレス化の推進」を命じられたとしましょう。ただ、「社内ペーパーレス化の担当」とメモしてもあまり意味がありません。

決済権のある責任者名や施行期限、ペーパーレス化の具体的な方法、どこまで自分に権限が与えられているのかなど、こまかいポイントがまったく不明だからです。なぜペーパーレス化を進めることになったのか、その理由（ゴール）を明確にしておくことも大切です。

もちろん、毎回その場で確認できるとは限りません。その場合は話が終わったあとに、タイミングを見計らい、5W1Hに沿って不明点をクリアにしてください。そうすれば、認識違いによるロスを最小限に抑えられるでしょう。

日付とタイトルを必ず記入

メモを取る際に見落としがちなのが「日付」と「タイトル」です。話の途中でサッとメモを取る場合、どうしてもタスクの記入に意識が向きがちになります。

しかし日付とタイトルがないと、あとから見返したときに、「これ、いつの話だっけ？」「なにについてのメモだろう？」と混乱してしまうでしょう。

その点、日付を記入しておけば、時系列で情報を整理しやすく、進捗状況も追跡しやすいです。また、タイトルをつけることで、そのメモがなにについて書かれているのか、一目でわかります。

もちろん、自分だけがわかればいいので、凝ったタイトルづけは不要です。プロジェクト関連のメモなら「案件A：進捗状況まとめ（24.1.15）」のようなシンプルなタイトルで十分役割を果たしてくれます。

このように、日付とタイトルの記入は、メモの利便性を高めるために欠かせない基本ルールです。ぜひ、忘れずに実践していきましょう。

仕事の効率が爆上がりするメモのまとめ方とは

最後に、仕事の効率が爆上がりするメモのまとめ方を、4点ご紹介していきます。メモを仕事に活用していくためにも、ぜひしっかりと頭に入れておいてください。

◆仕事の効率がよくなるメモの取り方については、コチラの記事でお読みいただけます

メモを定期的に見返して改善点を洗い出す

メモは書いて終わりではなく、定期的に見返すことでその効果を最大限に発揮します。仕事がスムーズに進まない原因が、実はメモの内容にあることも少なくありません。

たとえば、情報が不足していて優先順位も曖昧な場合、正しい順番でタスクに取りかかれず、効率は大幅に低下します。「必要な情報がきちんと記録されているか」「優先順位の変動はないか」と、定期的な確認が必要です。

見返しの回数に決まりはないものの、基本的に「1日1回」はメモの見直しをオススメします。見返しに最適な時間帯は夜間、できれば就寝前のゆっくりとした時間がオススメです。朝にやる人もいますが、夜にタスクを決定して、翌日すぐ行動に移す方が効率的でしょう。

デジタルツールを上手に活用する

現代の仕事事情を考えると、デジタルツールを活用したメモ管理が必要とされるケースも少なくありません。たとえば、大きなプロジェクトを複数のメンバーで運営している場合、個別に情報を回覧するのは非効率です。

クラウド型のメモアプリを利用して、メモを共有すれば、いちいち個別に送信する手間がかかりません。しかも、メモに補足事項を書き入れることもできます。

こういったサービスがなかった時代は、コピーしたメモに手書きで書き入れて、送付しなければならなかったのですから、本当に便利な時代になったものです。

また通知機能を使えば、重要事項の締め切りを見落とすリスクは、ほぼ100%防止できます。ただし、デジタルツールに頼りすぎると情報が分散します。

情報のリサーチに時間がかかりすぎないように、デジタルツールを使う場合は、整理整頓のルールを決めて活用するのがポイントです。

スケジュール帳との併用はマスト

仕事関連のメモは、スケジュール帳との併用がマストになります。情報やアイデアをただ記録するだけでは、そのメモは絵に描いた餅に過ぎません。期日を落とし込んで、はじめて記録したメモは、活きた情報になるのです。

メモした内容は、備忘録と同時に、今後の行動指針の役割を担っています。期日が決まっていないタスクは、優先順位が決められず、その結果放置される可能性が高いです。

できれば当日、遅くても翌日の朝イチには、スケジュールを設定してください。このペースを守れば、タスクのやり残しはほとんど発生しないはずです。

「メモ」でアイデアやタスクを可視化し、「スケジュール帳」で行動計画に変える。このメモ書きの大原則を、ぜひしっかりと頭に入れておいてください。

マインドマップで情報の漏れを防ぐ

メモをより効果的にまとめたいときにオススメなのが、マインドマップです。マインドマップとは、中心に主題を置き、そこから枝を広げるように関連情報をつなげていく手法です。

マインドマップを使うと、アイデアや情報を視覚的に整理できるので、情報の抜け漏れが極端に少なくなります。たとえば、会議での議題をマインドマップにすると、トピックごとに関連事項を一目で把握でき、話の流れを見失う心配がありません。

また、自由に枝を追加したり編集したりできるため、新しいアイデアや気づきをその場で反映しやすいのも特徴です。ただし、自分で紙に書くとなると、結構な手間がかかります。修正も簡単ではないので、マインドマップはアプリ版が断然便利です。

もちろん、マインドマップに時間をかけすぎるのは、本末転倒でしょう。あくまでも、重要な事案や幅広いアイデアがほしい場合に限定しておくのが無難です。

まとめ

本文でもお伝えしたように、仕事のメモはシンプルが一番です。普通のメモ帳を使うのもいいですが、情報が埋もれてしまいやすいのが大きなデメリットです。ぜひ紙1枚にまとめるメモのまとめ方をマスターして、メモを仕事に活用してください。