メモの整理が劇的に楽になる【1枚メモのススメ！】

記事の監修

株式会社瞬読 代表取締役山中恵美子

大学卒業後、関西テレビ放送株式会社に勤務。2009年学習塾を開講し３万人の生徒が卒業。
学習効果を上げる方法として速読を取り入れる。これが後の「瞬読」となり生徒が次々と難関校に合格。
2018年瞬読のみの講座が開講し、現在受講生は2,600名を超える。
著書『瞬読』は10万部超えのベストセラーに。その他、TV・ラジオなどメディアにも多数登場し、全国に瞬読を広めている。

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メモを取る意義は、記録した情報をあとから確認できるところにあります。しかし、せっかくメモをしたのに、どこになにを書いたかわからなくなって困ったことはないでしょうか？

ほとんどの人は、メモの書き方を習ったことなどありませんから、メモの書き方に悩むのはある意味当然です。だから、きちんと整理されたわかりやすいメモの取り方を身につければ、仕事や生活の効率がぐんと上がります。

本記事では、メモがごちゃごちゃしてしまう原因を分析しつつ、誰でも簡単に実践できる【1枚メモ】を基本としたメモの整理術をご紹介します。これを読めば、メモ探しの時間を減らし、必要な情報をすぐに活用できるようになるでしょう。

メモがごちゃごちゃしてしまう4つの理由

読みにくいメモを取る人は、たいてい今回紹介する4つのパターンのどれかに当てはまっています。「なんか、自分のメモは読みにくいんだよな……」と感じている人は、自分がどのパターンに当てはまっているか、チェックしてみてください。

◆メモ下手な人のやりがちなNG行為については、コチラの記事でもお読みいただけます

情報を盛り込みすぎる

メモがごちゃごちゃしてしまう最大の原因は、必要以上に情報を詰め込みすぎる意識にあります。「これも大事」「あれも忘れたくない」と、あらゆる情報を書き留めた結果、肝心のポイントが埋もれてしまうのです。

たしかに、「メモをしないと内容を忘れてしまうのではないか」という不安はよく理解できます。実際、肝心のポイントをメモし忘れてしまったということもあり得るでしょう。

しかし、メモに意識が向きすぎると、情報の収集自体がおろそかになってしまう可能性があります。とくに、会議や商談のように、リアルタイムで話をするケースは要注意です。最悪の場合、「この人ちゃんと話を聞いているのかな……」と不信感を与えてしまいかねません。

メモを取る場所がバラバラ

メモを取る場所がバラバラなのも、メモがごちゃごちゃしてしまう大きな原因のひとつです。たとえば、仕事のタスクは専用のメモノート、アイデアは手帳、さらに会議メモはスマートフォン（以下スマホ）のメモアプリといったように記録が分散していると、必要な情報を探し出すのが大変です。

また、情報確認の時間的ロスだけでなく、大切な情報を見逃すリスクも高まります。毎回いろいろなメモを確認するのは手間なので、メモ媒体が多ければ多いほど、確認しきれずに情報を見逃しやすくなるわけです。

そういったリスクを回避する最適な方法「1枚メモ」については、のちほど詳しく解説します。

メモの見返しを意識していない

整理されていない読みにくいメモは、「メモの見返しを意識していない」ことが要因となっているケースが多いです。メモを取るのは、あとから情報を確認するためですよね。それなのに、メモの見返しを想定してメモを取っている人は、それほど多くありません。

とりあえず、書いておけばいいという意識なので、汚い字で乱雑に書きなぐってしまいます。だから、「あれっ、◯◯はどこに書いたっけ」と、探す手間が倍増してしまうのです。

一方で、「あとからメモを確認するからわかりやすく書こう」という意識のある人は、メモの取り方がキレイです。項目ごとにきちんとまとめられており、日付やタイトルの記入も忘れずにおこないます。

また、見返し時に必要な情報をサッと探し出すために、後述する1枚メモや・キーワードのみの記入といったルールをしっかりと取り入れています。

単純に字が汚い

メモの内容が読めないほど字が汚いと、どんなに重要な情報を書き留めても意味がなくなってしまいます。もしかすると、「いくらなんでも、自分の書いた字なら読めるよ」と、あなたは思われるかもしれません。

しかし、その場では読めるつもりでいても、時間が経つと読めなくて焦ってしまうケースは決して少なくないのです。せっかく書いたメモが読めないと、場合によっては仕事に影響が出ることも考えられます。

同僚に教えてもらえる内容ならよいのですが、取引先への確認が必要になれば、大なり小なり信用を失ってしまうでしょう。そういった事態に陥らないためにも、せめて自分で読める程度には、キレイに書くよう心がける必要があります。

ルールを決めておけばメモの整理は簡単

読みやすいメモの整理は、事前にルールを決めておけば、それほどむずかしいものではありません。今回は、ぜひ取り入れてもらいたいメモ整理のルールを7つご紹介します。

メモは1枚にまとめるのがオススメ

前述の通り、読みにくいメモを書く人の多くは、複数の場所にメモを取る傾向が強いです。ぜひ、「メモを1枚にまとめる」とルールを決めてみてください。そうすると、情報の管理が驚くほどスムーズになります。

メモ帳の複数のページに情報が書き込まれていると、探す手間が1枚メモの数倍はかかります。

「1回に書く情報は1ページに収めているから大丈夫」という方もいるかもしれません。でも、ページが複数あると、どうしても、「ほかのページにも情報が書いてあるのでは」と気になってしまうものです。

また、携帯性の違いも見逃せません。小さいサイズのメモ帳でも、毎回持ち歩くのは、思っている以上に面倒なもの。その点、1枚メモなら、いつでもどこでもサッと取り出して書き込めます。（もちろん、確認もすぐにできます）

ただしいくら1枚メモでも、情報が多い場合は、項目ごとにスペースをわけるといった読みにくさを軽減させる工夫は必要です。1枚メモの具体的な書き方については、別記事をご参照ください。

◆1枚メモの書き方については、コチラの記事でお読みいただけます

カテゴリー別にメモを取る

メモをカテゴリー別に整理するだけで、情報の見返しやすさが大幅に向上します。たとえば、別記事でも紹介している1枚メモ「神メモ」の場合、以下のようにカテゴリーをわけて情報を記入するのが基本です。

上記3つのカテゴリーについて、必要な情報をすべて書き出したあと、具体的なタスクとして、期間ごと（例：本日〜1週間・1か月〜3か月・6か月以内）にわけた欄に書き込んでいきます。

このようにカテゴリー欄がわかれていると、あとからの見返しが非常に楽です。どこになにが書かれているのかが明確なので、メモ用紙のあちこちを見回す必要がないからです。

もちろん、上記はあくまでもひとつの例になります。必要に応じて、カテゴリーの項目は適宜変更してください。仕事なら「タスクリスト」「アイデアメモ」、プライベートでは「買い物リスト」「読書メモ」など、ひとつの内容に絞って1枚にまとめるのもよいアイデアです。

メモをするのはキーワードのみ

メモを整理して読みやすくするには、必要な情報を「キーワード」に絞って記録するのがオススメです。

たとえば、会議の内容をメモする場合、話し手の言葉をそのまますべて書き留めると、時間も労力もかかります。そのうえ、書くことに意識がもっていかれてしまい、内容の理解がおろそかになってしまう可能性も高いです。

これは、アイデアの書き出しやタスクリスト作成といった、時間的制限がないケースでも同様です。アイデア出しをする場合、よく思いついたことをとにかく書き出すのが有効といわれています。

たしかにその通りなのですが、メモはあとからアイデアを思い出すためのきっかけになればよいので、実際にメモするのは重要なキーワードだけで十分です。

タスクにしても、「営業報告書提出　◯月△日15時まで」「新商品プレゼン資料作成  ◯月✕日」といったごく短いキーワードを記録しておけば、タスクリストとしての役割は十分果たしてくれます。

もちろん、文章形式でないと情報量が足りない場合もあるでしょう。そのへんは、必要な情報量に応じて、臨機応変に対応してください。

◆キーワードだけをメモする効果については、コチラの記事でもお読みいただけます

情報量が多い場合は5W1Hを意識する

ごく簡単なメモならともかく、情報量が多い場面では、なにをメモすべきか迷うことがあるかもしれません。そのようなときに役立つのが「5W1H」のフレームワークです。

「Who（誰が）」「What（なにを）」「When（いつ）」「Where（どこで）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」を意識してメモを取れば、必要な情報を効率的に整理できます。

たとえば、上司から仕事の指示を受けたケースを考えてみましょう。多くの人は、誰が/なにを/いつまでにおこなうかについては、しっかりとメモをします。ところが、業務の目的や具体的な取り組み方に関しては、案外意識していないものです。

しかし、指示された業務の目的を知らないと、仕事の方向性がズレてしまう可能性が出てきます。さらに、「もっとよいアプローチ方法があったのではないか」と、報告の際に上司から指摘を受けるかもしれません。

情報量が多い場合は、闇雲にメモを取るのではなく、ぜひ5W1Hのフレームを活用してください。コンパクトなメモながら、必要事項をしっかりと網羅できるはずです。

◆5W1Hでメモを取るメリットについては、コチラの記事でもお読みいただけます

日付やタイトルで素早く検索できるようにしておく

当たり前ですが、メモはあとから見返すことを前提に書きます。だから、メモを書く際には、必ず日付とタイトルを記入しておくべきです。せっかくメモを書いても、探すのに手間がかかるようでは、メモの価値が半減してしまうでしょう。

でも、日付とタイトルをつけておくだけで、検索の手間は大幅に解消されます。たとえば、クライアントに提案するアイデアをまとめたメモなら、「2024年12月20日クライアント提出用アイデアまとめ」といったタイトルをつけておきます。

あくまでも、パッと見て日時と内容がわかればよいので、あまり凝ったタイトルは必要ありません。

ただ、よく「2024年12月20日営業会議」というようなタイトルのメモを見かけます。いくら凝ったタイトルが必要ないといっても、これでは営業会議の内容がわからず、日付しか検索の役割を果たしていません。

最低限、メモの内容がイメージできる程度の情報は、必ずタイトルに盛り込むようにしてください。

◆日付やタイトルをつける利便性については、コチラの記事でもお読みいただけます

重要なポイントには色分けやイラストを活用する

メモの整理を考えるなら、色分けやイラストの活用はオススメです。単色で書かれたメモだと、どこが重要なのかわかりにくく、情報収集に時間がかかります。

一方で、強調したい部分を赤や青で色分けしたり、イラストを添えたりすれば、重要な箇所の選別が一発で可能です。

色分けの例としては、以下のようなパターンが考えられます。もちろん、どこに何色を使うのかは、自由に決めてもらって構いません。

イラストは、個人の技量によって頻度が変わってきそうです。絵を描くのが得意でパッと描けるなら、どんどん使えばよいでしょう。イラストが苦手でも、矢印や星マーク、あるいはごく簡単なアイコン的イラストを添えるだけで、検索性は大幅にアップします。

とくに、自分だけが見るパーソナルなメモであれば、あまりこまかいことを気にせずに、どんどん活用していきましょう。

デジタルと紙の使いわけを考える

スマホアプリが豊富にリリースされている現在、デジタルと紙のメモ、どちらを使うか迷った経験が誰でもいちどはあるのではないでしょうか。結論をいうと、メモは紙、さらにA4サイズ1枚にまとめるのがオススメです。

A4サイズ1枚に情報を集約しておくと、確認が本当に楽です。これが、何ページもあるメモ帳だと、面倒くさくて持ち歩かなくなる可能性が出てきます。

一方、デジタルメモはどうでしょうか。どこにいくにもスマホを持ち歩く人がほとんどなので、携帯性という面ではデジタルメモでも問題なさそうです。しかし、メモアプリを起動するひと手間が面倒だという人は案外多く、やはり紙の1枚メモに軍配が上がります。

もちろん、どちらも一長一短があり、状況に応じて使いわけるのがベストでしょう。たとえば、普段は記憶に残りやすく確認の楽な手書き1枚メモをメインに使い、大量の情報を扱う場合やプロジェクトチームでメモを共有する場合には、デジタルメモを選ぶといった使いわけが考えられます。

また、過去の1枚メモをデジタル化して保存しておくと、検索機能により、情報を探し出すのがさらに簡単になります。ぜひ、いろいろな組み合わせを考えてみてください。

◆デジタルメモが向いている人の特徴については、コチラの記事でお読みいただけます

まとめ

普段、メモの整理方法など、考えたことがない人も多いでしょう。しかし、メモをきちんと整理して書けるようになると、仕事のクオリティが格段にアップします。今回紹介した7つのアイデアを基に、自分なりの整理方法を考えてみてください。