株式会社 瞬読 
記事の監修
株式会社瞬読 代表取締役山中恵美子
大学卒業後、関西テレビ放送株式会社に勤務。2009年学習塾を開講し３万人の生徒が卒業。
学習効果を上げる方法として速読を取り入れる。これが後の「瞬読」となり生徒が次々と難関校に合格。
2018年瞬読のみの講座が開講し、現在受講生は2,600名を超える。
著書『瞬読』は10万部超えのベストセラーに。その他、TV・ラジオなどメディアにも多数登場し、全国に瞬読を広めている。
あなたは普段、どれだけメモを活用しているでしょうか。
「メモしなくても覚えているから大丈夫」「面倒だからメモはいいや」と思っていませんか？
じつは、メモを取らないことで知らず知らずのうちに仕事の効率が下がり、大きなミスや評価低下につながるケースが案外多いのです。
本記事では、メモを取らない理由からメモを取らないことで生じる仕事上のデメリット、そして簡単に実践できるメモのコツについて詳しく解説します。今からでも遅くありません。記事を読んだら、ぜひメモを仕事に取り入れていきましょう。
目次
なぜ多くの人はメモを取らないのか
おそらく、ほとんどの人が、メモの有効性を知っているはずです。しかし現実を見ると、必ずしもメモを取る人ばかりではありません。どうして、このような状況になってしまうのでしょうか。
◆メモ術を身につける重要性については、コチラの記事でお読みいただけます
単純に面倒くさい
メモを取るのは、面倒だからしたくない。これが、多くの人が無意識に抱えている正直な気持ちでしょう。とくに繁忙期になると、体と心が疲れていて、余計な作業を増やしたくないと誰もが思うものです。
また、メモを取るスピードは会話より遅いので、メモの間相手を待たせることになります。そういった相手に気を使うシチュエーションに対して、煩わしさを感じる人も少なくありません。
しかし、その「面倒くさい」が積み重なると、のちのちさらに大きな面倒を生む可能性があります。たとえば、記録がないために情報を忘れてしまい、再度上司に確認することになれば、あなたの評価は間違いなく下がってしまうでしょう。
メモを面倒くさいと考える人は、こういったマイナスポイントに気づいていません。だから、その場の楽さ加減を優先してしまうのです。
自分の記憶力を過信している
「大丈夫、覚えているから」こう思って、メモを取らずに仕事を進める人も多いです。たしかに、聞いたばかりの情報を、その場ですぐに忘れることは少ないでしょう。
でも、人間の短期記憶力には限界があります。とくに、数字や日付のようなランダムな情報を覚えておくのは、かなり大変です。用事があって調べた電話番号は、電話をする間は覚えておけます。しかし、電話が終われば、おそらく1分も経たないうちに、忘れているはずです。
一説によれば、人間の短期記憶は、5〜9文字程度の文字を長くても数分間覚えておくのが限界といわれています。それなのに、仕事の情報をメモしないのは、自分の記憶力を過大評価しすぎと言わざるを得ません。
このタイプの人は、まず短期記憶の容量の少なさをきちんと理解することが必要です。
メモのメリットを理解していない
メモを取る行為にはさまざまなメリットがあるのに、それをしっかり理解していない人も多いです。もしかすると、「メモなんて、ただ必要事項を書くだけじゃないか」と思うかもしれません。しかし実際には、メモは単なる記録以上の役割を果たしてくれます。
- 情報の整理整頓ができる
- 手軽にタスク管理ができる
- タスクの抜け落ちが減少する
- 漠然とした不安がなくなる
- 新たなアイデアが生まれやすい
- 相手に信頼してもらえる
数あるメリットのなかでも、情報の整理整頓がすべての基本です。多くの人は、頭のなかだけで考えようとします。ところが、頭のなかはいろいろな情報が交錯しており、ひとつのことを考えれば、ほかの事案には頭が回りません。
だから、いったん頭のなかの情報をすべて書き出す必要があるのです。情報が目で確認できれば、あとは一つひとつの情報を、じっくりと比較していくだけ。情報が揃っているので、うっかり忘れもなく、優先順位も比較的スムーズに決まります。
メモを取らない人が陥りがちな仕事上のデメリット
メモを取らないデメリットといっても、プライベートならそれほど深刻なダメージは受けないかもしれません。しかし、これが仕事上のデメリットとなれば、話は変わってきます。仕事上のデメリットは、今後のビジネスキャリアに大きく影響する可能性があるからです。
そこでここでは、メモを取らずに受ける仕事上のデメリットを4つ紹介します。自分がこういったデメリットに陥っていないか、ぜひチェックしてみてください。
◆メモの取り方が下手な人のやりがちなNG行為については、コチラの記事でお読みいただけます
情報の見逃しや忘れによるミスが増える
仕事で起きるミスは、じつは「情報の見逃し」や「忘れ」が原因であることも多いのです。たとえば、会議で共有された重要な連絡事項をメモしなかったために、内容を忘れてしまい、間違った認識で作業を進めてしまうといった事例が考えられます。
それでも、早めに確認さえしておけば、大きな問題にはならないはずです。でも、相手から怒られるのが嫌で、確認を怠ってしまう人がいます。そうなると、最終的にもっと大きなトラブルに発展しかねません。
前述の通り、人間が短期的に記憶できる容量は、ごくわずかです。ところが、メモさえ取っておけば、あとからいくらでも確認ができます。わずかなメモの手間を惜しまなければ、情報の見逃しや忘れによるミスはほぼ回避できるのですから、あまりにももったいない話です。
「覚えているから大丈夫」と過信せず、メモを取る習慣を身につけて、仕事のクオリティを高めていきましょう。
優先順位が曖昧で結果を残せない
仕事の効率がよくない人は、たいてい仕事の優先順位が曖昧です。仕事は、大きく以下の4つに分類できます。
- 緊急度/重要度ともに高い仕事
- 緊急度/重要度ともに低い仕事
- 緊急度が高く重要度が低い仕事
- 緊急度が低く重要度が高い仕事
言うまでもなく、緊急度/重要度ともに高い仕事が最優先です。期限が決まっている仕事やトラブル対応は誰でもすぐに着手します。ところが、多くの人が、突然の来訪者の対応やミーティングといった、緊急性は高いが重要度は比較的低い仕事に時間を取られがちです。
そして、ビジネスキャリアを高める準備のような、緊急度が低く重要度が高い仕事を後回しにします。だから、いつも作業に追われ、望むような結果を残せないのです。そうなると、仕事のモチベーションが上がらず、当然、思い描くようなキャリアアップも望めません。
もちろん、いつも自分の思い通りに仕事が進められるわけではないでしょう。でも、事前に優先順位を書き留めておけば、イレギュラーな仕事が急に入っても、あとからきちんと修正できます。
タスク管理が甘くなりがち
ほとんどのビジネスパーソンは、複数の仕事をかけもちで担当しています。だから、タスク管理は非常に重要です。
ところが、ある程度仕事に慣れてくると、楽をしたくて、頭のなかでタスクを整理しようとする人が増えてくるものです。いちいちタスクをメモに書き出すのは、手間がかかりますからね。
でも、タスク管理が十分にできていないと、どうしてもタスクの抜けや優先順位の誤設定が生じやすくなります。締め切りのある仕事や急ぎの対応が必要な案件を忘れてしまったら、対外的な責任問題にも発展しかねません。
その点メモを活用すれば、タスクを書き出して見える化できるため、必要な作業を順序立てて進めやすくなります。
上司や同僚からの評価が下がる
メモを取らないだけで、職場での評価に影響が出ることもあります。たとえば、上司から指示を受けたときにメモをしなかったらどうでしょうか。
ごく短い指示なら問題ないかもしれませんが、おそらく「メモしなくて本当に内容を覚えているのかな……」と不安感を与えてしまうでしょう。
そして、「話した内容を覚えていない」「あとから確認をしにくる」といった行動が何回も続くと、間違いなくあなたの評価は下がってしまいます。
本来、確認事項は、その場で確認すべきです。それなのに、しばらく経ってから再度質問されたら、ビジネスの基本である確認作業ができないと判断されてしまい、重要な仕事から外されてしまうかもしれません。
相手の話をきちんとメモして、不明な点はできるだけ早く確認する。こういった当たり前のことを確実にできるように、日頃からメモの習慣化を強くオススメします。
デキるビジネスパーソンが意識しているメモのコツとは
メモを取らない人のデメリットが明確になったところで、最後にデキるビジネスパーソンが意識しているメモのコツを3つ厳選してご紹介します。
◆効果的な仕事のメモの取り方 については、コチラの記事でお読みいただけます
メモはA41枚が基本
メモを効率よく取るためには、A4サイズ用紙1枚にまとめるのがオススメです。A4は大きすぎず小さすぎないちょうどよいサイズで、書きやすさと持ち運びの便利さを兼ね備えています。
また、メモを1枚にまとめると、メモの見返しが格段に楽です。メモ帳だとページごとに情報が分散してしまい、必要な内容を探すだけで時間がかかってしまいます。でも、A4用紙1枚に整理しておけば、全体像を一目で把握でき、作業スピードも速いです。（もちろん更新は必須です）
さらに、1枚という制約があることで、重要なポイントだけを絞り込んで書く習慣が身につきます。多くの人は、メモに情報を書きすぎです。情報量は多い方があとから楽な気がしますが、実際には読むだけで疲れてしまいます。
メモをデジタル化する場合も、A4サイズのテンプレートを利用するなどして、この「1枚まとめ」のルールを守ってください。限られたスペースに必要な情報を効率よく整理することが、仕事の質を高める第一歩です。
メモするのはキーワードだけ
メモを取る際には、すべてを書き写そうとせず、要点となるキーワードだけを記録しましょう。話の内容を詳細に書こうとすると、手が話に追いつかず、重要な部分を聞き逃してしまうことがあります。
でも、メモするのはキーワードだけと決めておけば、焦らずじっくりと相手の話に耳を傾けられます。
たとえば、新商品の販売についてメモをする場合、以下のようにメモすればOKです。
- 商品名：◯◯△
- 予定販売価格：◯◯円/1個（100ロット以上5%割引）
- 販売開始時期：5月1日から大手コンビニにて全国一斉販売
- キャッチフレーズ：安いのに美味い！
上記はあくまでも一例ですが、必要最小限のキーワードのみで構成されているのがおわかりでしょう。さらに、箇条書きにまとめられているので、非常に見やすいです。
このように、要点を押さえたシンプルな1枚メモは、効率的な仕事を進めるための大きな武器になります。ぜひ、キーワードに集中してメモを取る習慣を取り入れてみてください。
必要に応じて自分の考えも記入
メモを単なる情報の記録媒体と捉えると、非常にもったいないです。自分の考えやアイデアをメモに反映させれば、メモは無限の可能性をもった最高のツールになってくれます。
仕事の指示や会議の内容をメモする場合でも、単に言われたことを書き写すだけでなく、「なぜこの指示が出たのか」「どのように進めるべきか」といった自分なりの視点や感じたことを簡単に追記してみましょう。
たとえば、上司から就労時間の短縮を指示されたとします。そういった指示が出る背景には、経費を削減して利益を増やしたいという会社の思惑が考えられます。
しかし、もしかすると離職率の高さが根本にあり、本当の目的は社員のワークライフバランスを高めて、離職率を減らすことかもしれません。そうなると、ほかにも「託児設備を用意する」「相談窓口を設置する」「在宅ワークの導入」といったアイデアが浮かんできます。
こういったアイデアも、メモに記入しておくのです。もちろん、こういった考察が正しいとは限りません。あとから、しっかりと確認しておく必要はあるでしょう。
でも、従来のメモに、ちょっとしたひと言を加えるだけでも、あなたのビジネス能力は飛躍的に向上するはずです。ぜひ、試してみてください。
まとめ
本文で解説したように、メモの習慣がないと、さまざまなデメリットが発生します。とくに、ビジネスの世界でメモを取らない人は、相手に大きな不安感を与えてしまいかねません。
その点メモを取っておけば、あとからいつでも確認ができ、ミスが激減します。ミスがなく、しっかりと対応してもらえれば、あなたの評価は自然とアップするでしょう。くれぐれも、「あの人はメモを取らない人だ」とマイナスの評価を受けないようにしたいものです。
