株式会社 瞬読 
記事の監修
株式会社瞬読 代表取締役山中恵美子
大学卒業後、関西テレビ放送株式会社に勤務。2009年学習塾を開講し３万人の生徒が卒業。
学習効果を上げる方法として速読を取り入れる。これが後の「瞬読」となり生徒が次々と難関校に合格。
2018年瞬読のみの講座が開講し、現在受講生は2,600名を超える。
著書『瞬読』は10万部超えのベストセラーに。その他、TV・ラジオなどメディアにも多数登場し、全国に瞬読を広めている。
仕事をはじめたばかり、あるいは新しい業務に取り組む際には、誰もが「仕事の進め方を早く覚えたい」「同じミスを繰り返したくない」とナーバスになっているものです。
仕事をできるだけ速く覚えるには、メモの活用は欠かせません。メモは、情報を整理し、忘れがちなポイントをしっかり記録するための強力なツールです。
今回の記事では、仕事を覚えるための効果的なメモの取り方や、メモの活用法をわかりやすく解説します。メモの取り方をマスターして、仕事の効率を劇的にアップさせましょう！
目次
なぜメモが仕事を覚えるのに効果的なのか？
メモ書きのメリットを知らずにメモの取り方を学んでも、おそらく途中で面倒になってやめてしまうでしょう。メモの取り方を知る前に、まずはしっかりとメモの取り方を覚えるべき理由を理解しておきたいところです。
◆仕事でメモを取る主な目的については、コチラの記事でお読みいただけます
必要な情報がすべて可視化できる
頭のなかに散乱している情報や思考の断片を書き出せば、必要な情報すべてが一目で確認できます。多くの人は、頭のなかだけでものごとを考えようとしますが、これはオススメできません。
頭のなかで考えていると、必ず情報の抜けが生じます。どれほど優秀な人でも、同時にすべてのタスクを考えることは不可能です。
ひとつのことを考えている間に、ほかのことは忘れてしまう。人間の短期記憶（ワーキングメモリ）は、複数のものごとを長時間覚えておけるようにつくられていないのです。
仕事をしていると、必ず複数のタスクを同時進行していくようになるでしょう。それなのに、頭のなかで複数のタスクを動かそうとすると、必ず優先順位がごちゃごちゃになってきます。
仕事上で考えるべきことは、できるだけメモに書き出してください。そうすれば、仕事の全体像をイメージしながら、じっくりと優先順位を決められます。さらに、優先順位の決定にともなって、事前に確認すべきことや準備することも明確になります。
うっかり忘れが劇的に減る
うっかり忘れは誰にでもあるものですが、こと仕事に関しては小さな忘れがのちのち大きなトラブルにつながる可能性があります。そこで活用したいのがメモです。その場で内容をきちんと記録しておけば、あとで「あれ、なんて指示されたんだっけ？」と困ることが劇的に減ります。
その場合、必ずメモしたタスクの優先順位を決めてください。優先順位が明確でないと、どうしても上司や取引先からの依頼を優先しがちです。言われるがまま、慌ててそういったタスクに取り組む間に、本来早めに着手すべきだったタスクを失念してしまうことは少なくありません。
でも、メモに記録して定期的に優先順位をチェックすれば、うっかり忘れはほぼ確実に管理できます。忙しい業務のなかで、次々と新しいタスクが追加されたとしても、メモを習慣化していれば、なにも怖いことはありません。
話を聞いている姿勢が好印象を与える
メモを取る行動は、ただ情報を記録するだけでなく、相手に「話をしっかり聞いている」という印象を与える効果もあります。
もし誰かがあなたの話しを真剣にメモしていたら、絶対によい印象を抱くと思いませんか。絶対は言い過ぎかもしれませんが、少なくとも嫌な感じは受けないはずです。
また、メモを取ったあとに疑問点や確認しておきたい点を質問すれば、誤解によるトラブルを回避できます。「この人はしっかりと業務に取り組んでくれそうだ」と相手に感じてもらえれば、もうこっちのもの。
もちろん、好印象を与えるというのは、あくまでもメモの二次的なメリットです。しかし、こういった点もしっかり理解しておくと、人間関係がスムーズになり、仕事によい影響を与えてくれます。
仕事を覚えるための効果的なメモの取り方
メモを取るメリットがわかったところで、今度は仕事を覚えるための効果的なメモの取り方をご紹介します。
メモするのはキーワードのみ
せっかくメモを取るなら、できるだけ詳細に情報を残しておきたいと、誰もが考えるものです。しかし、すべての話をそのまま書き留めようとすると、手が追いつかず、肝心な部分を聞き逃してしまうことがよくあります。
そこでオススメなのが、メモする内容をキーワード（キーフレーズ）だけに絞る方法です。どのような話でも、一言一句すべてが均等に重要なわけではありません。必ずキーとなる言葉があるはずなので、その言葉だけをメモしておきます。
たとえば、販売会議の内容をメモしていく場合、おそらく「納期」「販売価格」といった単語が頻発するはずです。
「◯◯商事の部品納品は11月15日まで」
「セールス時期のみ、定価の30%オフで担当者に告知」
上記のように、ごく短いフレーズをメモするようにすれば、メモに気を取られて会議の内容がおろそかになることもないでしょう。
また、メモが短かければ短いほど、見返しが楽になります。メモ用紙にびっしり書かれていたら、読むだけでも大変です。重要なのは、大事なポイントを的確にメモに残すこと。そうすれば、メモ取りの負担を減らしつつ、必要な情報をしっかり押さえられるようになります。
5W1Hを意識する
5W1Hを意識してメモを取ると、メモのクオリティが格段にアップします。5W1Hとは、フレームワークの一種で、以下のポイントを意識することにより、情報の漏れを回避できます。
- Who（誰が）
- What（なにを）
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
なかでも、ビジネスにおいて「Why（理由）」の確認は重要です。なぜなら、理由の確認はそのタスクのゴールを確認するのとイコールだからです。
ゴールがわからないと、タスクの方向性がぶれます。「そうじゃないんだよ！」とタスク完了後に言われることのないように、事前にしっかりと確認しておきましょう。
いずれにせよ、業界や職種を問わず、5W1Hを踏まえてメモすれば、あとから見返したときに情報不足で困ることはありません。慣れないうちは、メモ帳に上記リストを書き込んでおき、それを見ながらひとつずつ丁寧に確認するのをオススメします。
疑問点は必ず確認
仕事中に受けた指示や入手した新しい情報について、少しでも疑問に感じたことはその場で必ず確認してください。疑問点を残したままメモをすると、あとから見返した際に、次になにをすればいいのか迷ってしまいます。
それでも、メモの見返しがすぐにできれば、まだマシです。ほかの仕事に忙殺されて、しばらくメモを放置してしまうと、ますます内容がわからなくなってしまうでしょう。
気のおけない同僚や先輩ならまだしも、時間が経ってから上司や取引先に確認したら、怒られてしまうかもしれません。厳しい取引先なら、最悪の場合、取引停止にまで発展することも考えられます。
疑問点は、即確認が基本です。どんなに遅くても、翌日までの確認をオススメします。翌日なら、「昨日じっくりと検討してみたのですが、いくつか疑問点があるので確認させていただけますか？」と言えば、とくに問題なく対応してもらえるはずです。
メモは1枚にまとめるのがオススメ
メモを効率的に活用するには、情報を1枚（A4が最適）にまとめる方法がオススメです。すでに、メモ最大のメリットとして、「必要な情報がすべて可視化できる」点をお伝えしました。
複数のページやデジタルツールに情報が分散すると、このメリットを活かせません。情報を確認しようとしても、いろいろな媒体を探さなければならず、重要な内容を見逃すリスクも高まります。
その点、1枚のメモにまとめておけば、必要な情報の確認が1回で可能です。検討すべき情報は、できるだけすべて書き出しましょう。ただし、私たちが1日に入手する情報量は、非常に膨大です。
「仕事をスムーズに進めるためにどういった情報が必要か？」という自分なりのフィルターを設けておかないと、膨大なタスクに溺れてしまい、適切な行動計画が立てられません。
だから、1枚メモは、毎日更新するのが基本になります。書く時間は自由ですが、その日のできごとを整理しやすい夜、とくに就寝前がオススメです。寝る前に情報の取捨選択をおこない、翌日からすぐに行動できるように準備をしておきましょう。
◆究極の1枚メモ「神メモ」の書き方については、コチラの記事でお読みいただけます
メモを仕事で活用し、生産性をアップさせるコツ
せっかく仕事でメモを取るなら、できるだけ効率よく生産性を高めていきたいもの。最後に、メモを仕事に活用していくアイデアを4点紹介します。
◆仕事をスムーズに進めるためのメモ活用術については、コチラの記事でお読みいただけます
スケジュール帳との併用で締切を明確に
すでにお伝えしたように、メモはA4用紙1枚が基本です。キーワードを軸とした簡潔なフレーズで、1枚の紙にタスクをメモしていきます。タスクをこなしていくには、なんといっても締切の設定がポイントです。
だから、タスクをメモする際には、必ずスケジュール帳でスケジュールを確認しながら書く必要があります。スケジュールを確認せず、締切を設定しないタスクは、どうしても後回しにされがちです。
たとえば、「顧客リストを整理する」というタスクがあるとしましょう。締切を設定していないと、納品や商談など期日がすでに決まっているタスクに忙殺されてしまい、いつまでも着手できません。
そして、未達成のタスクは毎回繰り延べされるので、「自分はやるべきこともできないのか……」と自分を責めてしまうのです。しかし、タスクが残ってしまうのは、単純に締切を設定していないから。メモとスケジュール管理を同時におこなえば、この問題は簡単に解決できます。
日付やタイトルで情報を管理
メモを取る際には、日付やタイトルが必須です。日付やタイトルの記載がないと、あとから見直すときに膨大な時間がかかってしまいます。しかし、日付を記入しておけば、あとから「このタスクはいつ決めてものだろう？」と迷うことがなくなります。
また、タイトルがきちんと明記されていれば、そのメモがなにに関するものかを一目で把握でき、必要な情報へ素早いアクセスが可能です。
忙しいビジネスパーソンは、通常複数のプロジェクトを同時進行しています。異なるタスクをメモで一元管理するわけですから、キーとなる日付やタイトルがなければ、タスクの確認は困難です。
会議のメモなら「◯月◯日 新商品販売会議議事録」、タスクの指示なら「◯◯会社納期確認案件」といった具合にタイトルをつけるだけで、検索性が格段に向上します。ちょっとした工夫ですが、やるとやらないではメモの見返しの効率が大違いです。
情報管理を効率化するために、日付とタイトルの記載を忘れずに実践しましょう。
カラーリングやイラストでわかりやすく
いくらメモが仕事に有効だといっても、なかなかメモを更新し続けるのはむずかしいものです。そのため、メモを継続するには、楽しんで続けられる工夫が必要になってきます。
1枚メモを継続している人の多くは、いろいろな色を使ってメモしたり、余白にイラストを書いたりして、楽しみながらメモを続けているようですね。
キーワードをメモする際、横に簡単なイラストを添えてあげると、より鮮明にタスクが頭に入ってきます。メールの予定なら手紙のイラスト、重要な会議なら星マークといった具合です。
また、ミッション系はブルー、お金系はゴールドというように、タスクの種類によってペンの色を変えるのもいいですね。ほかにも、締切が近いタスクを赤、注意が必要な事項を黄色、完了済みのものを緑といった具合に色分けするのもわかりやすいでしょう。
デジタルツールの活用
デジタルツールを活用すれば、メモの効率を大幅に向上できます。デジタルツールを使ったメモ最大のメリットは、検索性の高さです。
たとえば、メモアプリに紙のメモを取り込んでおけば、「営業マニュアルの改定」といったキーワードを入力するだけで、関連するメモをすぐに見つけられます。紙のメモだと手動で探す必要があり、過去の情報を確認するのに、どうしても時間がかかります。
また、クラウド機能を使えば、スマートフォンやパソコン、タブレットで情報を共有できるため、どこでも簡単にアクセスが可能です。プロジェクトメンバーや上司とメモを共有したい場合は、メモのデジタル化を検討してもいいかもしれません。
ただし、ツールが増えすぎると、どうしても管理が複雑になりやすいです。デジタル化は検索や共有が多いケースに限定し、あくまでもメインは紙によるメモをオススメします。
まとめ
冒頭でもお伝えしたように、仕事をできるだけ速く覚えるには、メモの活用は欠かせません。わからない点があれば、必ずメモをしておきましょう。メモさえしておけば、あとから調べるなり、先輩に確認するなりして、対策法が明確になります。
今回の記事で紹介した効果的なメモの取り方を参考に、どんどんメモをして、仕事に役立てていただければ幸いです。
