仕事のできる人が実践しているメモの取り方とは

記事の監修

株式会社瞬読 代表取締役山中恵美子

大学卒業後、関西テレビ放送株式会社に勤務。2009年学習塾を開講し３万人の生徒が卒業。
学習効果を上げる方法として速読を取り入れる。これが後の「瞬読」となり生徒が次々と難関校に合格。
2018年瞬読のみの講座が開講し、現在受講生は2,600名を超える。
著書『瞬読』は10万部超えのベストセラーに。その他、TV・ラジオなどメディアにも多数登場し、全国に瞬読を広めている。

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仕事の効率を上げるためには、正しいメモの取り方を知っておく必要があります。しかし、ただメモを取ればよいというわけではありません。仕事のできる人たちは、メモを効果的に使い、情報の整理やトラブルの回避、そして信頼関係の構築に役立てています。

本記事では、メモを取る目的や避けるべきNG行為、さらにメモの効率を最大化するための具体的なポイントについて紹介します。メモの取り方を見直して、あなたも仕事のスムーズさを実感してみませんか？

仕事でメモを取る目的

メモの効率的な取り方について説明する前に、まずは仕事でメモを取る目的をしっかりと押さえておきましょう。

情報を忘れないようにするため

メモを取る一番の目的は、やはり情報を忘れないためでしょう。仕事中には、会議での重要な決定事項や上司からの指示、取引先とのやり取りなど、じつにさまざまな種類の情報を処理しなければなりません。

これらを頭のなかだけで覚えておこうとすると、どうしても漏れや誤解が生じやすくなります。すぐに対応できるならともかく、数日後に対応するタスクともなれば、おそらく情報の詳細をほとんど忘れてしまっているはずです。

しかし、重要なポイントをきちんとメモしておけば、ある程度時間が経過してから取りかかっても、問題なく対応できます。

人間の脳は、わずか1日経過しただけで、インプットした情報の約70%も忘れてしまうそうです。ましてや、複数のタスクをこなさなければならない場合、忘却率はさらに大きくなるでしょう。

自分の記憶力を過信せず、必要な情報は必ずメモを取るように心がけてください。

疑問点を明らかにするため 

メモを取るもうひとつの大きな目的は、仕事中に浮かんだ疑問点を明確にすることにあります。会議や商談をしているなかで、多くの情報が一度に共有されますが、そのすべてを瞬時に理解するのはなかなか大変です。

その場で確認できればベストですが、相手との関係性や時間の問題などもあり、いつもその場で疑問点がクリアになるとは限りません。

そういったとき、メモに疑問点を書き留めておくと、あとから調べられるし、あらためて相手に質問することも可能です。（もちろん、その場で確認すべきこともあります）

不明な点があるのに、なにが不明なのかを忘れてしまうのは、最悪のパターンといえます。理解が曖昧なまま仕事を進めてしまえば、あとから大きなトラブルを引き起こしかねませんので。

その点、メモさえしておけば、とんちんかんな質問をして相手を怒らせることもありません。「先ほどは時間がなくて確認できませんでしたが、◯◯はこういう意味で間違いないでしょうか？」と真摯に確認すれば、相手も丁寧に答えてくれるはずです。

あとからトラブルにならないようにするため

あとからトラブルにならないようにするためにも、重要な指示や必要な情報は必ずメモするべきです。前述の通り、人の記憶は非常に曖昧で、時間の経過とともに、情報の大半を忘れてしまいます。

また、記憶に頼って仕事を進めると、どうしてもそこに自分の固定観念や解釈が介入してしまうものです。そうなると、相手の希望する内容とズレた仕事内容になってしまい、トラブルに発展する可能性が高くなります。

お互いに譲らず、「言った・言わない」の状態になったら、関係の修復は困難です。でも、メモに打ち合わせの内容を記録しておけば、それを証拠として堂々と対応ができます。きちんとメモを取っている姿を見せることで、相手の態度が軟化することも考えられます。

そう考えると、メモは単なる記録ではなく、リスク対策としての側面をもっているといえるでしょう。とくに上司や取引先との打ち合わせの内容は、できるだけ詳しくメモをしておくことをオススメします。

相手に安心感を与えるため

メモには、相手に安心感を与えるという大きな効果があります。とくに、上司や取引先との会話中に、しっかりとメモを取る姿勢を見せられれば、相手に誠実な印象をもってもらえる可能性が高まります。

誰だって自分の話をメモしながら聞いてもらえたら、嬉しいですよね。少なくとも、その人のことを悪くは思わないはずです。

また、メモに話しの内容を書き留めているわけですから、なにかトラブルが起きた場合、ある程度責任の所在がはっきりします。言った言わないの水掛け論を回避でき、人間関係を壊滅的に壊す事態にまでは至らずに済むでしょう。

このように、メモは単なる記録ではなく、相手と信頼関係を築くための重要な手段でもあります。しっかりとメモを取る習慣をつけて、コミュニケーションの質を向上させ、円滑な仕事の進行につなげていきましょう。

メモの取り方が下手な人のやりがちなNG行為

せっかくメモを取っても、ポイントを外すと思うような効果は期待できません。メモ下手がやりがちなNG行為を反面教師とし、きちんと効果の出るメモの取り方を身につけていきましょう。

情報をすべてメモしようとする

メモを取る際に、すべての情報を漏らさず記録しようとする人がいます。しかし、これは逆効果になることが多いです。

なぜなら、すべての情報を詳細にメモしようとすると、話を聞くための集中力がメモの方に分散されてしまい、肝心なポイントを聞き逃してしまうリスクが高まるからです。

また、こまかすぎるメモはあとで見返す際に、なにが重要だったのかがわかりづらく、情報の整理整頓に余計な時間がかかります。

ところが、真面目で仕事熱心な人ほど、こういった状況に陥りがちです。相手の言葉をしっかりと覚えておこうとして、メモに注力しすぎてしまうのですね。メモを書く際には、できるだけポイントを絞り、重要なキーワードだけ書くのがポイントになります。

メモの書き方のコツについては、のちほど詳しくお伝えします。

メモの文章が長すぎる

メモを取るときに、詳しく書こうとして、メモの文章が長くなってしまう人も多いです。しかし、メモは、あとから詳細を検討するためのきっかけにすぎません。

とりあえず、重要なポイントだけメモしておいて、そこから詳しい内容を引き出せれば、それでメモの役割は十分果たしています。

ところが、メモの段階ですべてを書き留めようとすると、書くことに一生懸命になってしまい、肝心の内容が頭に入ってきません。メモするのに時間はかかるし、そのくせ理解度は中途半端というのでは、わざわざメモをする意味がなくなってしまいます。

また、メモの文章が長すぎると、あとから見返すときに、どこが重要なポイントなのかを見分ける時間が余計にかかります。メモを取る際には、文章を短くまとめ、必要な情報を一目で把握できるようなメモの取り方が必要です。

字が汚すぎてメモの判読に時間がかかる

急いでメモしようとするあまり、ついつい字が乱れてしまい、あとで見返したときに「これ、なんて書いてあるんだろう……」と困ることがあります。せっかくメモしたのに、自分の字が読めないときは、本当に焦るものです。

わかりやすくメモしたはずなのに、判読に時間がかかるようでは、あまりにももったいなさすぎます。それでも解読できればまだマシで、最悪の場合、読み取れない可能性もゼロではありません。

こういった事態を防ぐには、丁寧に書くのはもちろん、メモの取り方も重要です。箇条書きで書く、記号を多用するなど、時短の工夫はいくらでもできます。

また、相手の許可を取れれば、会話を録音して、あとからじっくりと確認するという手もあります。これなら、焦って読めないメモを書くこともなくなるでしょう。

仕事の効率が爆上がりするメモの取り方のポイント

せっかくメモを取るなら、メモによって仕事の効率を大幅に向上させたいもの。この章では、メモの取り方に関するコツを4つご紹介していきます。

会話中に確認しながらメモを取る

メモの効率化を目指すなら、相手との会話中に随時内容を確認しながらメモしていくのが有効です。相手の話している内容が自分の理解と合っているかを、その場で確認しながらメモを取れれば、勘違いやミスが大幅に少なくなります。

とくに、複雑な指示や数字・日程のような正確さが求められる内容の場合、できるだけその場で「◯◯でよろしいですか？」と確認を入れたいところです。

確認を怠ってしまうと、あとで「話が違う」と大きなトラブルに発展するリスクが高まります。しかも、確認をしながらのメモは、自分の話をきちんと聞いてもらっているという信頼感を相手に与えます。

ただし、あまりにも確認の回数が多いと、打ち合わせがスムーズに進みません。人によっては、鬱陶しいと感じる人もいるでしょう。もし相手が話の途中で質問されるのを嫌がるようなら、あとからまとめて質問するなど、臨機応変に対応してください。

1枚メモなら見返しが素早くできる

メモを取る際には、1枚の紙にすべてをまとめる「1枚メモ」がオススメです。複数のページにまたがって情報を記録してしまうと、あとから見返すときに、必要な情報を探す時間が余計にかかってしまいます。

メモは、簡潔に書くのが鉄則です。A4用紙1枚を目安にして、必要な情報はすべてそこに集約するようにしましょう。1枚に情報がまとまっていれば、あとから情報を探すのも簡単です。

ところが、よく「A4用紙1枚じゃ書ききれないよ」という声を耳にします。しかし、議事録ではないのですから、1枚に書ききれない情報は、基本的にメモ書きのキャパを完全にオーバーしていると思ってください。

1枚に書ききれないほどの情報量なら、録音をしてあとから書き起こすなど、別途工夫が必要になるでしょう。（どんなに情報量が多くても、せいぜい裏面に書き足すくらいが限界です）

キーワードと箇条書きでスピードアップ

先ほど、1枚目メモのメリットをお伝えしました。ただ、1枚メモに情報を収めるには、書き方に少々工夫が必要です。

1枚メモに書く場合は、キーワードと箇条書きが基本になります。せっかくメモをするなら、できるだけたくさんの情報を残しておきたいと思うものです。しかし、すべての情報を書き出すのは時間がかかるし、手も疲れてしまいます。

情報の整理もむずかしくなるので、重要なキーワードだけを抜き出して、できるだけ簡潔にメモをしてください。通常の文章ではなく、「見積もり金額の再計算」というように、ごく短文を書きなぐっていくのが、素早くメモするポイントになります。

メモの主な役割は、情報の整理整頓です。情報の優先順位や関連性がわかればよいので、詳細については、別途手帳やノートに書き出して対応していけばよいでしょう。

自分なりの記入ルールを決めておく

効率的にメモを取るには、自分なりの記入ルールを決めておくことが大切です。無作為にメモをすると、ごちゃごちゃしてしまい、どうしても読みにくくなります。

一方で記入ルールが明確だと、そのルールに沿って読んでいけばよいので、メモの見返しが本当に楽です。また、ルールを決めておくと、迷わずにメモを取れるようになり、メモを取る時間を短縮できるという効果もあります。

記入ルールについては、とくにこれだという決まりはありません。自分のやりやすいように、自由に設定してください。

参考として、よく用いられる記入ルールの例をいくつか挙げておきます。

上記のほかにも、スペース確保と時短のために、記号を多用する人も多いです。記号なら大幅にメモの時間を短縮できますから、「※＝とくに重要」「●＝あとで確認」といったように、独自にいろいろと記号を考えてみてはいかがでしょうか。

まとめ

今回は、メモを取る目的や避けるべきNG行為、さらに効率的なメモの取り方について解説をしてきました。ミスを減らし、効率的に仕事を進めるために、メモを取る習慣は非常に重要です。今回紹介したメモに関する情報を基に、ぜひメモの取り方をブラッシュアップしていただければと思います。