仕事がスムーズに進むメモの取り方とは

記事の監修

株式会社瞬読 代表取締役山中恵美子

大学卒業後、関西テレビ放送株式会社に勤務。2009年学習塾を開講し３万人の生徒が卒業。
学習効果を上げる方法として速読を取り入れる。これが後の「瞬読」となり生徒が次々と難関校に合格。
2018年瞬読のみの講座が開講し、現在受講生は2,600名を超える。
著書『瞬読』は10万部超えのベストセラーに。その他、TV・ラジオなどメディアにも多数登場し、全国に瞬読を広めている。

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もし今「仕事でミスが多い」「なにから手をつけていいのかわからない」と悩んでいるなら、メモの活用をオススメします。

仕事をスムーズに進めるためには、効率的なメモの取り方が不可欠です。メモをうまく仕事に活用できれば、ミスも大幅に減るし、仕事の優先順位も明確になります。

本記事では、仕事における効率的なメモの取り方や活用術について具体的に紹介していきます。仕事の効率アップを目指す方は、ぜひ最後までお読みください。

なぜメモが仕事の効率アップにつながるのか？

メモにはさまざまなメリットが存在します。今回は、仕事の効率アップにメモが有効な理由を4つピックアップして解説していきます。

脳内の整理整頓

頭のなかが混乱していると、考えがまとまらず、なかなか行動に移せないものです。そういうときに役立つのが、メモを書くことなのです。

考えていることをメモしようと思えば、まず頭のなかにある考えや情報をひとつずつ言語化しなければなりません。その過程で、自然と頭のなかが整理されてきます。

たとえば、会議中に重要な内容や課題が次々と出てきて、頭が追いつかない状態を想像してみてください。話を聞きながら頭のなかで整理しようとしても、考えるそばから前に聞いた情報がどんどん頭から抜けて落ちてしまうはずです。

ところが、重要なポイントをメモしておけば、目の前に必要な情報が揃っているので、抜けや漏れを最小限に抑えられます。また、余計な情報を記憶しておく労力がなくなるので、脳の負担が減り、その分自分の思考をまとめるゆとりが生まれます。

整理整頓された脳内環境をつくるために、ぜひメモの力を活用してみてください。

情報の見える化

メモを取る最大のメリットは、情報の見える化です。前述の通り、頭のなかにある情報を基に考えようとしても、考えるそばから情報が抜け落ちてしまいます。

今聞いた電話番号を覚えておこうとしたら、記憶しておくことに精一杯で、ほかのことは考えられませんよね。でも、電話番号をメモしておけば、覚えておく必要がなくなり、そのほかのことを考えられるようになります。

仕事のこと、プライベートのこと、将来のこと、悩みなど、頭のなかにある情報や思考をすべてメモに書き出してみてください。そうすると、自分がなにをすべきか、なにを考えなくてはならないのか、具体的な行動と優先順位が明確になります。

仕事に関する内容であれば、同僚や上司と情報を共有するケースもあるでしょう。そういった場合も、きちんと見える化できていれば、抜けのないしっかりとしたコミュニケーションが取れます。

うっかり忘れの激減

仕事中に「しまった！納期の調整連絡を忘れていた……」などと、大事なタスクをうっかり忘れてしまった経験は誰しもありますよね。そういったミスの防止に役立つのが、メモの習慣です。

メモを取るというのは、頭のなかの情報を外部に記憶させる行為といえます。人間の短期記憶の容量には限りがあるため、インプットされた情報をすべて覚えておくのは、土台無理な話です。

とくに会議や商談のように、気軽に内容の確認ができない場であれば、なおさらでしょう。でも、メモさえしっかり取っておけば、情報の漏れは最小限で済みます。

また、時間が足りずにその場で即決できないようなことでも、あとからメモを見返しながら、じっくりと検討が可能です。メモがなかったら、あとから考えるといっても、すでに情報の多くは忘れてしまっているでしょう。

うっかり忘れを防ぎ、確実に仕事を進めるために、メモを取る習慣は非常に有効です。忙しくて考えることが多い人は、ぜひもっとメモを活用していきましょう。

聞く姿勢のアピール

メモを取ることは、単に情報の記録だけでなく、相手に「話をしっかり聞いていますよ」という姿勢を示す手段にもなります。正直なところ、友達とか家族なら、こういうことはとくに気にする必要はないでしょう。

しかし、上司や取引先となれば、話は別です。立場上、こちらの真剣さや敬意が伝われば、今後の関係にも少なからずよい影響が生まれます。

自分に置き換えてみれば、すぐにわかりますよね。もし自分の話を相手がメモしてくれていたら、好意を感じるし、また話をしてみたいと思うはずです。

さらに、メモ書きを基にじっくりと検討できれば、仕事上でもよいパフォーマンスが残せます。そうなれば、ますます相手の信頼を得られ、どんどん仕事がやりやすくなっていくでしょう。

少々いやらしく感じるかもしれませんが、円滑に仕事を進めていくためには、こういった副次的なメリットについてもしっかりと理解しておくべきです。

効果的な仕事のメモの取り方 

仕事中にメモを取る場合、いかに効率よく、かつわかりやすくメモできるかが大切です。この章では、効果的な仕事のメモの取り方について解説していきます。

記入する内容はキーワードだけ

仕事のメモを取るときに大切なのは、すべてを詳細に書き残そうとせず、要点だけを簡潔に記すことです。話の内容をすべて書き写そうとすると、ペンを動かす意識と話を聞こうという意識がぶつかってしまい、肝心な話の内容を逃してしまうことがよくあります。

そこでオススメしたいのが、「キーワードだけ」をメモする方法です。話のなかでとくに大事なポイントや、自分があとで確認したい情報をキーワードとして抜き出し、短い言葉でまとめて書き留めます。

こうすることで、話の流れを止めずに要点を押さえ、あとで見返したときに簡単に思い出せるのです。

キーワードは、文章ではなく、単語、もしくはごく短文を選びます。たとえば、会議中なら、「予算案提出の期限」「担当者へ提出するプレゼン資料の内容について」といった、重要なキーワードだけをサッと書き留めておけばそれで十分です。

メモした内容を相手に確認する

メモを取ったら、できる限り、相手に確認をしましょう。話を聞きながらメモを取ると、自分の解釈が混ざったり、おぼろげな記憶で書き込んでしまったりすることがあるため、メモの内容が相手の意図とズレてしまう可能性があるからです。

話のあとに「この部分はこういう意味でよろしいですか？」「納期は◯月△日で間違いないですよね？」といった具合に、メモ内容を相手に確認してください。

面倒かもしれませんが、こういった確認をしっかりとおこなえば、情報の取り違いや思い込みによるミスが減り、仕事の精度が大幅に高まります。

また、相手に確認をすることで、誠実さや真剣さを伝えられるため、信頼関係の構築にもつながります。「あの人に任せておけば安心だ」といわれるように、まずは正確なメモを取ることからはじめていきましょう。

日付とタイトルを記入する

メモを取る際には、必ず「日付」と「タイトル」を記入します。日付とタイトルは、あとからメモを見返す際の重要な目印になるからです。当たり前の話ですが、もしメモに日付とタイトルがなかったら、いつ、なにについて書いたメモなのかがわかりません。

その点、日付があれば、時系列に沿って振り返ることができ、情報の管理が格段に楽になります。また、タイトルをつけておくと、そのメモがなにに関するものなのか一目でわかるため、メモを見返したときに迷うことがありません。

とくに、複数のプロジェクトや業務を並行して進めている人は、必ず日付とタイトルを記入してください。もちろん凝ったタイトルは必要なく、「◯月◯日の打ち合わせ」や「△△プロジェクトの進捗確認について（◯年△月☓日）」といった、シンプルな表記で十分です。

業務日誌などと違って、メモに日付やタイトルを入れる人は案外少ないもの。日付とタイトルの記入はシンプルな作業ですが、後々の確認作業の効率を大きく左右するため、ぜひ習慣化していきましょう。

5W1Hを意識してメモする

せっかくメモを取っても、あとから「あれ？これどういう意味だっけ？」と、メモの意味がよくわからなくなることがあります。そのメモを基に計画を立てる際や、上司に報告する際に、内容が不明瞭では困ってしまうでしょう。

でも、実際にメモを取る時間は限られていることが多いので、詳しくメモをしている時間はありません。そういった場合に大きく役立ってくれるのが、「5W1H」です。

5W1Hとは「Who（誰が）」「What（なにを）」「When（いつ）」「Where（どこで）」「Why（なぜ）」「How（どうやって）」の頭文字を取ったフレームワークの一種です。

書くべき内容が決まっているので、メモを取る際になにを書けばいいのかと迷うことがなくなります。書式が決まっていれば、見返しも楽ですしね。非常にシンプルなフレームワークですが、5W1Hを活用したメモは、効率的に仕事を進める上で強力なツールになってくれるでしょう。

仕事をスムーズに進めるためのメモ活用術

効果的にメモを取るコツがわかったところで、最後に仕事をスムーズに進めるためのメモ活用術を3つご紹介します。

ToDoリストとの組み合わせで効率アップ

指示内容、改善点、やるべき業務など、仕事でメモする内容はじつにさまざまです。メモのなかに、期限を決めて取り組むべきタスクがあれば、ToDoリストに組み入れるのもひとつの方法です。

あとから紙1枚にまとめるメモのメリットをお伝えしますが、メモはできるだけコンパクトにまとめるのが原則になります。自分の現状が一目でわかるので、1枚のメモだけで完結するのが理想です。

ただし、メモにはいろいろな内容のものが混在しています。期限が厳密に決まっているタスクは、メモとは別にやはりToDoリストで管理する方が効率的でしょう。完了したタスクにチェックを入れていけば、自分の進捗状況を視覚的に確認でき、モチベーションアップにもつながります。

メモとToDoリストを組み合わせた管理術は、シンプルながらも効果的な手法ですので、ぜひ取り入れてみてください。

デジタルツールを使ったメモの活用

メモ書きの基本は、手書きです。紙をサッと取り出し、いつでもすぐに書けるのが手書きメモ最大の魅力といえるでしょう。

しかし状況に応じて、デジタルツールを使ったメモを活用すれば、メモを取るのがもっと楽になります。以下の条件に当てはまる人は、デジタルツールを使ったメモを積極的に取り入れてみるとよいかもしれません。

とくに、メモの共有が多い人は、デジタルツールによるメモは非常に便利です。PDF化すれば、書き込みでこまかいやりとりも可能ですし、あとから言った言わないといったトラブルも回避できます。

また、メモすると話の内容がおろそかになってしまう、あるいはあとからじっくりと内容を確認したいというなら、デジタルツールで録音しておく方法も考えられます。これなら、聞き逃しがないし、こまかいニュアンスの取りこぼしもありません。

興味のある人は、時間や場所に縛られず、どこでも素早くアクセスできるデジタルメモを、ぜひ日常業務に取り入れてみてください。

1枚メモで効率よくPDCAを回す

メモを取るなら、メモ帳や手帳ではなく、1枚の紙にまとめるスタイルがオススメです。メモ帳や手帳にはスペースがありすぎて、どうしてもメモする内容が長くなりがちです。

ところが、紙1枚に収めると決めておくと、自然とメモする内容がコンパクトになります。コンパクトだからあとからの確認作業も楽だし、見落としやうっかり忘れも激減します。また、なんといっても、全体の流れが一目でわかるのが、紙1枚メモの魅力です。

1枚のメモにタスクをまとめたら、PDCAを活用して、タスクの進捗具合を確認していきましょう。計画を立て、実際に行動してみて、その結果をチェックして、改善策をまた試してみる。このサイクルを繰り返せば、事態は必ずよい方向へ向かっていきます。

でも、PDC Aをサクサクと回していくには、基となるタスクがわかりやすくまとまっていることが大前提です。手帳のなかにバラバラとタスクが書かれている状態では、いちいち手帳を何ページも開いて、タスクを探さなければなりません。

メモはできるだけシンプルに、A4用紙1枚に収まるように、項目と要点だけをコンパクトにまとめるようにしましょう。

まとめ

冒頭でお伝えしたように、仕事をスムーズに進めるためには、効率的なメモの取り方が不可欠です。今回紹介した効果的な仕事のメモの取り方を身につければ、必ず仕事の効率はアップします。もし今、仕事で行き詰まりを感じているなら、ぜひメモの習慣を取り入れてみてください。