仕事に役立つメモの取り方とテクニックを徹底解説

記事の監修

株式会社瞬読 代表取締役山中恵美子

大学卒業後、関西テレビ放送株式会社に勤務。2009年学習塾を開講し３万人の生徒が卒業。
学習効果を上げる方法として速読を取り入れる。これが後の「瞬読」となり生徒が次々と難関校に合格。
2018年瞬読のみの講座が開講し、現在受講生は2,600名を超える。
著書『瞬読』は10万部超えのベストセラーに。その他、TV・ラジオなどメディアにも多数登場し、全国に瞬読を広めている。

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社会人になれば、仕事でメモを取らなければならない状況が必ずあります。しかし、「せっかく書いたのにあとから見返しても意味がわからない」「情報が散らばっていてうまく整理できない」といった悩みを抱える方も多いはずです。

本記事では、メモがわかりにくい原因やメモを効率的に取るテクニックについて、わかりやすく解説します。メモの取り方に自信のない人は、一緒に学んでいきましょう！

だからあなたのメモはわかりにくい

冒頭でも触れたように、せっかくメモを取っても、あとから活用できていない人が非常に多いです。なぜあなたのメモはわかりにくいのか、その主な原因を3つ紹介します。

◆メモを取るのが下手な人の特徴については、コチラの記事でお読みいただけます

情報を詰め込みすぎる

メモを取る際に「できるだけ多くの情報を残さなければ」と思い、なんでもかんでも書き留めてしまうことはありませんか？

たしかに、こまかい情報まで記録しておけば、情報の漏れがなく安心かもしれません。しかし情報が多すぎると、あとから見返したときに重要なポイントが埋もれてしまい、結局なにを伝えたかったのかわからなくなることが多いのです。

電話の内容をメモするときは、誰でも要点だけをメモするでしょう。本来メモは、そのくらい簡潔な内容でも十分役割を果たしてくれます。ところが、電話のように時間制限がないと、どうしてもビッチリとメモを取ろうとしてしまうのですね。

とくに、打ち合わせや会議の内容をメモする場合は、注意が必要です。メモする量が多ければ、どうしても書くことに意識が向いてしまい、話を聞き逃してしまう危険性があります。

一つひとつの文章が長い

前述の通り、情報量が多いメモは見返しが大変です。同様に、一つひとつの文章が長いメモも、オススメできません。いくら情報を厳選しても、情報ひとつあたりの文章が長ければ、意味がないからです。

なぜメモする文章が長くなってしまうかというと、これはシンプルに「情報の漏れが怖いから」でしょう。「メモしていない箇所を忘れてしまうのでは」と不安になる気持ちは、非常によくわかります。

とはいえ、情報をすべてメモするのは、やはり無理があります。ごく短い情報ならともかく、議事録のようにリアルタイムで進行する内容を、残らず記録するのはやめておくほうが無難です。

短くても過不足ないメモを取るには、キーワード選択や5W1Hといったポイントを押さえておく必要があります。効率的なメモの取り方に関するテクニックは、のちほど詳しく紹介します。

字が汚くて自分でも読めない

せっかくメモを取ったのに、後で見返したら字が読めなくて何を書いたのかわからない…。誰でも一度は、こういった経験をしているのではないでしょうか。急いでメモを取ると、どうしても字が乱れてしまいがちです。ですが、これではせっかくのメモが、無駄になってしまいます。

メモの字が汚い人は、とにかく焦らないことが大切です。商談など相手がいる場合は、「申し訳ありませんが、大事なポイントをメモさせてください」とひと言伝えれば、メモするスピードに合わせて対応してくれるでしょう。

また、そもそもメモの取り方が悪くて、読みにくくなっているケースも少なくありません。たとえば、ページのあちこちに情報が散乱していたり、行間が詰まっていたりすると、キレイな字で書いても読みにくいものです。

ポイントは完璧な字を目指すのではなく、あとから自分が読み返して理解できる「実用的な文字」を書くこと。「メモを揃えて書く」「行間をしっかり空ける」「文字の大きさをできるだけ揃える」といったことを意識するだけでも、だいぶ読みやすくなります。

効率的なメモの取り方基本テクニック

見やすくあとから確認しやすいメモを書くには、最低限のルールを決めておくのが有効です。まずは、効率よくメモを取る基本的なテクニックを4つ紹介します。

検索するために日付とタイトルは忘れずに

メモは、あとから内容を確認するために取るものです。従って、メモには必ず日付とタイトルをつけておく必要があります。もちろん、メモが1枚だけなら、日付とタイトルがなくてもとくに問題はないでしょう。

しかし、メモが何十枚も溜まってくれば、欲しい情報を探すだけでも大変な手間です。その点、日付とタイトルがしっかりと記載されていれば、検索の手間を大幅に軽減できます。

とはいえ、その日なにをメモしたのか、日付を見ただけではわかりません。「2024年12月ミーティング議事録（企画コンペについて）」といったように、具体的な内容も書いておくと、検索のしやすさが格段にアップします。

なお、検索の効率性を考慮した場合、デジタルのメモを使用するのもよい方法です。紙とデジタルの使い分けについては、またのちほど解説します。

◆日付とタイトルの重要性については、コチラの記事でもお読みいただけます

キーワードや箇条書きで情報を整理する

「メモがわかりにくい理由」でも述べたように、情報をすべて書き写したり、ひとつの情報に対する文字量が多すぎたりすると、結局なにが書いてあるのかがわかりにくいメモになってしまいます。

重要なポイントが文字に埋もれないようにするためには、キーワード選定や箇条書きが有効です。当たり前の話ですが、文章でメモをしようとすると、どうしても文字量が多くなります。たとえば、企画会議のメモなら、以下のようなポイントだけメモしてみてください。

重要なキーワードだけしっかり記録しておけば、備忘録としてのメモの役割は十分に果たしてくれるはずです。

また、メモしたキーワードを箇条書きで整理すると、情報がコンパクトにまとまります。必要な情報を素早く確認できるし、内容を簡潔にまとめるよいトレーニングにもなってくれるでしょう。メモを取る際には、ぜひキーワードと箇条書きを意識してください。

◆キーワードや箇条書きについては、コチラの記事でもお読みいただけます

情報の種類ごとに色分けをする

メモを見返したとき、どの情報が重要なのかが、一目でわかると便利ですよね。そのために役立つのが、「色分け」です。情報を種類ごと、あるいは重要度などに応じて色分けしておくと、格段に理解しやすくなります。

たとえば、情報を種類ごとに色分けするなら、以下のようになるでしょう。

• 赤：タスク関連
• 青：アイデア・提案
• 緑：参考情報

また、重要度を尺度にすれば、以下のような色分けが考えられます。

• 黒：一般的なパート
• 赤：緊急性があり、かつ重要なタスク
• 青：緊急性は高いが重要度が低いタスク
• 緑：緊急性は低いが重要なタスク

上記は、あくまでも一例なので、自分が理解しやすいように、自由にアレンジしていただいて構いません。ただし、あまり色が多すぎると、かえって混乱を招きます。使う色は、3〜4色程度に抑えておくのが無難です。

さらにこまかく分類したい場合は、色分けと並行して、イラストや記号の使用をオススメします。

あとから書き込めるスペースを空けておく

ページ全体にびっちりとメモを書いてしまうと、あとから追加の情報を記入したいときや、自分の意見を補足しておきたいときに、書き込むスペースがありません。話の途中で関連情報や気になるポイントが出てきて、書き足したくなるケースはよくあるものです。

そういった事態を想定して、メモを取る前に、必ずスペースを確保しておきましょう。スペースの取り方としては、いくつかの方法が考えられます。

スペースの取り方はどれかひとつだけでもいいし、上記の方法を併用しても構いません。議事録的なメモの場合、下部にメモ欄を設けておくと、補足情報が多くても対応できます。

逆に、ちょっとしたメモなら、箇条書きの行間を広めに設定する程度で十分です。

補足用のスペースについては、メモの用途に応じて、臨機応変に設定していただければと思います。

仕事に役立つメモの取り方応用テクニック

ここで紹介するメモの応用テクニックを知っておくと、仕事でメモを取る際の効率が大きく向上します。先ほどの基本ルールと合わせて、ぜひ頭に入れておいてください。

メモはできるだけ1枚にまとめる

メモを取る際に、ノートのようないわゆる「メモ帳」を使う人が多いです。しかし、こういったメモ帳は、正直あまりオススメできません。とくに、仕事関連のメモを取る場合は、絶対に1枚メモをオススメします。

なぜならば、メモが複数のページに散らばっていると、必要な情報を探すのに時間がかかるからです。ページが何枚もあると、どうしても「聞いたことをそのまま、その順番に」書き留めようとするものです。いくらでも書くスペースがありますからね。

でも、1枚にまとめようと意識すると、メモは自然とシンプルに短くなっていきます。つまり、1枚メモにするだけで、メモの整理と整頓が両方できてしまうわけです。

しかも、必要最小限の情報だけを厳選してまとめた1枚メモなら、いつでもどこでもサッと取り出して確認ができます。スピードが求められるビジネスの現場において、この利便性は非常に大きなメリットです。

◆1枚メモの具体的な書き方については、コチラの記事でお読みいただけます

5W1Hを意識して情報の抜け落ちを防ぐ

せっかくメモを取ったのに、重要な情報を書き忘れていたことはありませんか？あとでメモを確認した際に、大事な情報が書かれていないことに気づいたときの焦燥感は、想像しただけで汗をかいてしまいそうですよね。

でも、仮にメモの忘れがあっても、同僚や上司にすぐ確認できるなら、大きな問題にはならないでしょう。しかし、取引先との打ち合わせや重要な会議の内容が抜け落ちていると、あとから確認するのはなかなか大変です。下手すると、あなたの信用を失ってしまう可能性すらあります。

そういう事態を回避するためには、「5W1H」に沿ったメモがオススメです。「Who（誰が）」「What（なにを）」「When（いつ）」「Where（どこで）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」を意識することで、必要事項の抜け落ちを最小限に抑えられます。

もちろん、ちょっとしたメモなら、いちいち5W1Hを考える必要はありません。でも、あとから確認が困難な内容のメモは、しっかりと5W1Hに沿ったメモを意識すると、情報の漏れがなくなります。そのあたりは、メモの内容によってうまく使い分けてください。

ToDoリストでタスク管理をスムーズに

ToDoリストとは、やるべきタスクをリスト形式にまとめたものの総称です。タスクについてメモをする場合は、必要に応じてToDoリスト化をオススメします。

ToDoリストの主なメリットは以下の通り。

仕事をしていると、どんどんやるべきタスクが溜まっていきます。タスクのなかには、期限が厳格に決まっているものもあれば、とくに期限設定のないものも混在しているはずです。

そういったタスクをひとまとめに扱ってしまうと、のちのち納期トラブルなどを引き起こす可能性があります。ToDoリストを作成するときは、必ず期限と優先順位を設定してください。

そうすれば、納期間際のタスクを放置して、優先度の低いタスクに時間を取られることもなくなります。

さらに、タスクが完了したら必ずチェックを入れる習慣をつけましょう。チェックの有無により進捗具合が一目で確認できるため、計画の振り返りや修正に非常に役立ちます。

◆ToDoリストとメモの組み合わせについては、コチラの記事でもお読みいただけます

デジタルとアナログのメモを使い分ける

近年、紙のメモだけでなく、デジタルのメモを利用する人が増えてきました。当サイトでは、A4用紙での1枚メモを基本としています。ですが、デジタル・アナログそれぞれに利点があるので、状況によって上手に使い分けていけばよいでしょう。

デジタルメモは、検索機能や編集のしやすさが大きな魅力です。メモアプリを使えば、タイトル・日付・画像・キーワードで、簡単に検索できます。また、紙媒体のような物理的な制限がないので、文字通り無限にメモが可能です。

一方、アナログメモは、手を動かして書くので、記憶に残りやすいという特徴があります。レイアウトも自由だし、図やイラストを活用してアイデアを膨らませやすいというのも、アナログならではの魅力です。

たとえば、会議では素早くメモが取れるアナログを、データ管理やタスク管理にはデジタルを活用するといった使い分けもできます。紙のメモと併用して、ぜひデジタル媒体を上手に活用していきましょう。

◆デジタルメモの活用法については、コチラの記事でもお読みいただけます

まとめ

せっかくメモを取るなら、わかりやすく使いやすいメモにしたいと誰もが思うものです。しかし、現実には、なぐり書きのようなメモになってしまい、イマイチ活用できないケースも少なくありません。

今回、メモの取り方のテクニックを、基本編、応用編に分けてご紹介しました。気になるものがあれば、まずはどれかひとつ試してみてください。それだけでも、メモの効率は大幅に改善されるはずです。